Viking Line Abp:n ("Viking Line" tai "Yhtiö") hallitus ("Hallitus") on hyväksynyt tämän tiedonantopolitiikan, joka tulee voimaan 3.7.2016. Tässä tiedonantopolitiikassa kuvataan ne yleiset periaatteet, joita Viking Line noudattaa viestiessään pääomamarkkinoiden osapuolten kanssa. Lisäksi tässä tiedonantopolitiikassa määritellään Yhtiön tiedonantoon ja sijoittajasuhteisiin liittyvät velvollisuudet.
1 Johdanto
Viking Linen on julkisena osakeyhtiönä, jonka osakkeet on noteerattu Nasdaq Helsinki Oy:n ("Helsingin Pörssi") päälistalla, noudatettava soveltuvia EU:n markkinoiden väärinkäyttöasetuksesta (596/2014) johtuvia tiedonantovaatimuksia, arvopaperimarkkinalakia (746/2012), muuta soveltuvaa kansallista ja EU-tason sääntelyä, Finanssivalvonnan määräyksiä ja ohjeita sekä Helsingin Pörssin sääntöjä.
Soveltuvan sääntelyn mukaan Yhtiön on julkistettava niin nopeasti kuin mahdollista kaikki laadultaan täsmällinen ja julkaisematon Yhtiöön tai sen noteerattuihin rahoitusvälineisiin liittyvä tieto, jolla todennäköisesti olisi huomattava vaikutus kyseisten rahoitusvälineiden tai niihin liittyvien rahoitusjohdannaisten hintaan.
2 Tarkoitus ja periaatteet
Viking Linen viestinnän tarkoituksena on tuottaa markkinoille paikkansa pitävää, johdonmukaista, asiaankuuluvaa ja luotettavaa tietoa Yhtiöstä varmistaakseen, että pääomamarkkinoiden osapuolilla on mahdollisimman läpinäkyvä ja selkeä kuva Yhtiöstä, jonka perusteella he voivat kohtuudella määrittää Yhtiön rahoitusinstrumenttien arvon.
Pörssitiedotteella annetaan tieto sellaisista tosiseikoista, asioista ja olosuhteista, joilla on todennäköisesti huomattava vaikutus Yhtiön rahoitusvälineiden hintaan. Tiedon julkistamisen tulee tapahtua mahdollisimman pian olosuhteen ilmenemisen jälkeen jolloin olemassa on luonteeltaan täsmällistä suoraan tai epäsuorasti Viking Lineen tai sen rahoitusvälineisiin liittyvää tietoa, jota ei ole julkistettu ja jolla julkistettuna todennäköisesti olisi huomattava vaikutus kyseisten rahoitusvälineiden tai niihin liittyvien rahoitusjohdannaisten hintaan (ts. sisäpiiritieto). Yhtiö voi päättää lykätä sisäpiiritiedon julkistamista, jos välitön julkistaminen todennäköisesti vaarantaisi Yhtiön oikeutetut edut ja tietyt muut ehdot täyttyvät (katso Yhtiön sisäpiiriohjeet).
Viestinnässään pääomamarkkinoiden osapuolille Yhtiö noudattaa periaatetta, jonka mukaan kaikilla on oltava yhdenmukainen ja samanaikainen saatavuus tietoon, ja Yhtiö julkistaa taloudelliset raporttinsa ja tiedotteensa soveltuvien määräysten ja ohjeiden mukaisesti.
Kaikki julkaistut taloudelliset raportit, esitteet, yhtiöjärjestys, nykyisen hallituksen ja ylemmän johdon tiedot sekä muu jaettavaksi tarkoitettu tieto ovat saatavilla Yhtiön internetsivuilla www.vikingline.com.
3 Käytännöt
3.1 Vastuuhenkilöt
CEO:lla on valtuus antaa julkisia lausuntoja Viking Linen puolesta. CEO voi tarvittaessa siirtää tämän valtuutensa muille johtoon kuuluville henkilöille tai muulle määrätylle henkilölle.
CEO vastaa Yhtiön viestinnästä ja allekirjoittaa kaikki tiedotteet.
Group Treasurer valmistelee yhdessä taloudellisten raporttien valmisteluun osallistuvien henkilöiden kanssa (katso sisäpiiriohjeet) säännöllisen tiedonantovelvollisuuden piiriin kuuluvat materiaalit (puolivuotis- ja osavuosikatsaukset, tilinpäätöstiedote ja vuosikertomus), ja nämä materiaalit allekirjoittaa CEO tai CFO ja vahvistaa hallitus.
CEO ja CFO vastaavat Yhtiön taloudelliseen tulokseen liittyvistä sijoittajasuhteista.
Group Treasurer vastaa tiedotteiden jakamisesta CFO:n ja CEO:n ohjeiden mukaisesti ja hän raportoi CEO:lle.
3.2 Tiedonantokanavat
Julkistettava tieto on julkistettava tavalla, jolla varmistetaan, että yleisö saa tiedon nopeasti niin, ettei ketään syrjitä. Tämä toteutetaan niin, että tieto jaetaan pörssitiedotteella uutisjakeluverkon kautta Helsingin Pörssin sääntöjen mukaisesti.
Julkistettu tieto toimitetaan samanaikaisesti tiedon julkistamisen yhteydessä Helsingin Pörssille sen määräämällä tavalla, ja tieto julkaistaan Yhtiön internetsivuilla niin pian kuin mahdollista.
Yhtiön tavalliseen liiketoimintaan liittyvät asiat, joilla ei katsota olevan huomattavaa vaikutusta Yhtiön rahoitusvälineiden hintaan, mutta jotka on tästä huolimatta tarkoitus julkistaa, julkistetaan pääsääntöisesti lehdistötiedotteella, eikä virallisella pörssitiedotteella.
Viking Linea koskeva ajantasainen tieto on saatavilla Yhtiön internetsivuilla. Kaikki taloudelliset raportit ja pörssitiedotteet on julkistettava ilman aiheetonta viivästystä Yhtiön internetsivuilla, jossa myös kaikki muu sijoittajille tarkoitettu tieto julkaistaan. Kaikki julkistetut tiedot ovat saatavilla Yhtiön internetsivuilla vähintään viiden (5) vuoden ajan niiden julkistamisesta.
Yhtiön virallinen raportointikieli on ruotsi. Yhtiö laatii ja julkistaa pörssitiedotteet kuitenkin myös suomeksi ja englanniksi.
3.3 Ennusteet ja tulevaisuutta koskevat lausumat
Tulevaisuutta koskevat lausumat on aina esitettävä Hallituksen vuosittain annettavassa toimintakertomuksessa, tilinpäätöstiedotteessa sekä puolivuotis- ja osavuosikatsauksissa erillisen otsikon alla ja kyseisten lausumien on oltava mahdollisimman selkeitä ja johdonmukaisia.
Mikäli Yhtiö olettaa kohtuudella, että sen kehitys tulee poikkeamaan huomattavasti Yhtiön aiemmin antamasta tulevaisuutta koskevasta lausumasta tai siitä, mitä voidaan kohtuullisesti päätellä aiemmin julkistetun tiedon perusteella ja kyseisellä poikkeamalla on todennäköisesti huomattava vaikutus Yhtiön rahoitusvälineiden hintaan, Yhtiön on julkistettava poikkeamasta tieto. Kyseisessä tiedossa on myös toistettava aiempi tulevaisuutta koskeva lausuma.
3.4 Huhut, markkinaspekulaatiot ja tietovuodot
Yhtiön yleinen politiikka on, ettei Yhtiö kommentoi markkinahuhuja, tiedotusvälineiden esittämiä spekulaatioita, osakkeen hintakehitystä, kilpailijoiden tai asiakkaiden toimia tai analyytikoiden ennusteita, paitsi jos Yhtiö katsoo tämän olevan tarpeen selkeästi virheellisen ja täsmällisen tiedon korjaamiseksi, jolla on todennäköisesti huomattava vaikutus Yhtiön rahoitusvälineiden hintaan. Yhtiö ei myöskään kommentoi julkistamattomia ja keskeneräisiä liiketoimia edellyttäen, että tiedon julkistamisen lykkäämistä koskevat edellytykset täyttyvät (katso sisäpiiriohjeet).
Jos Yhtiö saa tietää, että tieto, jolla todennäköisesti olisi huomattava vaikutus Yhtiön rahoitusvälineiden hintaan, on vuotanut ennen tiedon julkistamista tai kyseinen tieto on vahingossa ilmaistu kolmannelle osapuolelle, joka ei ole salassapitovelvollinen, Yhtiön on tiedotettava asiasta pörssitiedotteella niin pian kuin mahdollista.
Tietovuotoja ehkäistään ylläpitämällä sisäpiiriluetteloa, tarvittaessa salassapitovelvoitteilla sekä neuvomalla ja kouluttamalla henkilökuntaa sisäpiiriasioissa. Yhtiö on ottanut käyttöön sisäpiiriohjeen, joka koskee kaikkia sen työntekijöitä, hallituksen jäseniä, CEO:a ja muuta johtoa.
3.5 Tapaamiset analyytikkojen ja tiedotusvälineiden edustajien kanssa
Lehdistölle ja analyytikoille suunnatut tilaisuudet taloudellisten raporttien antamisen yhteydessä
Taloudellisten raporttien julkaisemisen yhteydessä Yhtiö voi kutsua analyytikkoja ja median edustajia tilaisuuteen, jossa Yhtiö ja Yhtiön taloudellinen tilanne esitellään tarkemmin. Uutta tai rahoitusvälineiden hintaan vaikuttavaa tietoa ei voida esittää näissä tilaisuuksissa. Esitelmä voidaan välittää myös internetin kautta. Lisäksi mahdollisuus osallistua esitelmätilaisuuteen puhelinneuvottelun kautta voidaan mahdollistaa. Esitelmässä käytetyt materiaalit julkaistaan Yhtiön internetsivuilla.
Muut tapaamiset median edustajien kanssa
Yhtiö tapaa säännöllisesti liike-elämän asioista raportoivan median ja muun median edustajia. Lehdistötilaisuuksia voidaan järjestää, mikäli tämä katsotaan tarkoituksenmukaiseksi ja toivottavaksi. Lehdistötilaisuudet ovat avoimia myös analyytikoille ja sijoittajille, mutta lehdistötilaisuuksia tulee järjestää rajoitetusti. Yhtiön tiedotuspäällikkö vastaa lehdistötilaisuuksien järjestämisestä neuvoteltuaan CEO:n kanssa.
Yhtiö tapaa median edustajia myös kahdenkeskisesti. Kahdenkeskiset tapaamiset median edustajien kanssa voidaan toteuttaa yksilöidyn Yhtiön edustajan toimesta, edellyttäen, ettei luottamuksellista, uutta tai rahoitusvälineiden hintaan vaikuttavaa tietoa välitetä median edustajalle ja lisäksi edellyttäen, ettei haastattelu koske Yhtiön strategisia asioita. CEO:n tulee mahdollisuuksien mukaan osallistua haastatteluihin, jotka koskevat Yhtiön strategisia asioita.
3.6 Kriisiviestintä
Kriisi on tilanne, jossa Yhtiön normaalit toiminnot vaarantuvat tyypillisesti odottamattomien syiden johdosta. Kriisiin johtaneen tapahtuman tai kehityksen sattumisen jälkeen sisäinen ja ulkoinen viestintä on Yhtiölle usein hyvin tärkeää.
Yhtiön toimintaan liittyviä riskejä, jotka voivat johtaa tai kehittyä kriiseiksi, arvioidaan järjestelmällisesti Yhtiön johdon tekemässä vuosittaisessa riskien kartoituksessa. Yhtiön riskienhallinta edellyttää riittävää valmistautuneisuutta kaikilta konsernin toiminnoilta, jotta poikkeuksellinen tilanne on hallittavissa.
Yhtiö on ottanut käyttöön kriisitilanteiden hallintaa koskevan kriisiviestintäsuunnitelman, jonka perusteella CEO on vastuussa ulkoisesta viestinnästä, ja häntä tukee CFO, tiedotuspäällikkö sekä johtaja, jolla on tietoa relevanteista olosuhteista.
4 Suljettu ikkuna
Viking Line ei järjestä tai osallistu kahdenkeskeisiin tapaamisiin median, analyytikkojen tai sijoittajien kanssa aikana, joka ulottuu kvartaalin loppumisesta taloudellisen raportin antamispäivään ja vähintään 30 päivää ennen taloudellisen raportin antamista. Poikkeus sääntöön on Yhtiön liiketapahtumiin liittyvien pörssitiedotteiden julkistaminen, joihin liittyen Viking Linen edustajien on kyettävä vastaamaan kysymyksiin, kuitenkin niin, että kyseisessä viestinnässä tulee välttää tulevaan taloudelliseen raporttiin liittyviä kommentteja.
5 Sisäpiiriluettelo
Viking Line ylläpitää pysyvää ja hankekohtaista sisäpiiriluetteloa soveltuvan sääntelyn mukaisesti. Tarkemmat näihin liittyvät säännöt löytyvät Viking Linen sisäpiiriohjeista.