Viking Line Abp är ett publikt aktiebolag med hemort i Finland, som lyder under den finska aktiebolagslagen och företagets bolagsordning. Enligt aktiebolagslagen är bolagsstämman företagets högsta beslutande organ, där ägarna utövar sitt inflytande.
Samtliga Viking Line Abp:s aktier utgör en serie där alla aktier är likvärdiga och varje aktie motsvarar en röst vid omröstning och val. Ingen aktieägare får dock rösta för mer än 1/4 av de vid stämman företrädda aktierna. Den 31 december 2019 hade Viking Line Abp 3 407 aktieägare.
Den ordinarie bolagsstämman beslutar bland annat om fastställande av bokslutet för föregående räkenskapsår, disposition av bolagets vinst eller förlust och om ansvarsfrihet för styrelsen och verkställande direktören. Stämman utser också styrelsens ordförande, övriga styrelseledamöter och revisorer samt beslutar om deras arvoden.
Det är också bolagsstämman som fattar beslut som rör bolagets aktier och aktiekapital samt ändringar i bolagsordningen. Viking Line Abp har ett minimiaktiekapital på 720 000 euro och ett maximiaktiekapital på 2 880 000 euro, inom vilka gränser aktiekapitalet kan ökas eller nedsättas utan ändring av bolagsordningen.
Extra bolagsstämma ska hållas om styrelsen eller bolagsstämman så beslutat, eller om en revisor eller ägare till minst en tiondel av samtliga aktier skriftligen kräver det för behandling av ett visst ärende.
I enlighet med bolagsordningen hålls ordinarie bolagsstämma i Mariehamn före utgången av juni månad. Senaste ordinarie bolagsstämma ägde rum den 13 maj 2020.
Kallelse till bolagsstämman sker genom kungörelse som införs i någon på bolagets hemort utkommande tidning. Kallelsen publiceras även på Vikingline.com. Kallelsen ska ske tidigast tre månader före bolagsstämmans avstämningsdag och senast tre veckor före bolagsstämman.
Förutom uppgift om de ärenden som ska behandlas på stämman ska kallelsen innehålla förslag till styrelse och deras ersättningar samt förslag till revisor. I kallelsen ska även ingå ovanstående förslag som inlämnats av aktieägare företrädande minst 10 % av aktierna, under förutsättning att eventuella kandidater har gett sitt samtycke och beslutsförslaget har tillställts bolaget på ett sätt som gör att det kan inkluderas i kallelsen. Motsvarande förslag som inlämnats efter offentliggörandet av kallelsen ska offentliggöras separat.
På bolagsstämman har varje aktieägare rätt att ställa frågor och lägga fram förslag till beslut om de ärenden som finns på bolagsstämmans dagordning. En aktieägare har rätt att få ett ärende upptaget till behandling på bolagsstämman om denne begär detta skriftligen senast det datum som bolaget anger på Vikingline.com.
VD, styrelsens ordförande, övriga styrelsemedlemmar samt eventuella personer som kandiderar till styrelsemedlemmar ska vara närvarande på bolagsstämman. Revisorn ska närvara vid ordinarie bolagsstämma.