Viking Line Abp:s ("Viking Line" eller "Bolaget") styrelse ("Styrelsen") har godkänt denna informationsgivningspolicy, som träder i kraft den 3 juli 2016. Den beskriver de allmänna principer som Viking Line följer i sin kommunikation med deltagare på kapitalmarknaden. Dessutom fastställer den Bolagets skyldigheter gällande kommunikation och investerarrelationer.
1 Inledning
I egenskap av ett publikt aktiebolag som är noterat på Nasdaq Helsinki Oy:s ("Helsingforsbörsen") huvudlista har Viking Line en skyldighet att följa de tillämpliga informationsgivningsskyldigheter som följer av EU:s marknadsmissbruksförordning (596/2014) och värdepappersmarknadslagen (746/2012) samt annan nationell och EU-lagstiftning, regler och riktlinjer utfärdade av Finansinspektionen och Helsingforsbörsens regler.
Enligt gällande reglering ska Bolaget så snart som möjligt offentliggöra all sådan information av specifik natur som inte har offentliggjorts, som rör Bolaget eller dess noterade finansiella instrument och som sannolikt skulle ha en väsentlig inverkan på priset på dessa finansiella instrument eller på priset på relaterade finansiella derivatinstrument.
2 Syften och principer
Syftet med Viking Lines kommunikation är att förse marknaden med korrekt, enhetlig, relevant och tillförlitlig information om Bolaget för att säkerställa att deltagarna på kapitalmarknaden har en så transparent och tydlig bild av Bolaget som möjligt på basis av vilken de kan skäligen bedöma värdet av Bolagets finansiella instrument.
Börsmeddelanden offentliggörs för att erbjuda information om faktum, förhållanden och omständigheter som sannolikt har en väsentlig inverkan på priset på Bolagets finansiella instrument. Offentliggörande av information bör ske så snart som möjligt då sådana omständigheter har uppstått där det finns information av specifik natur som inte har offentliggjorts, som direkt eller indirekt rör Viking Line eller dess finansiella instrument och som, om den offentliggjordes, sannolikt skulle ha en väsentlig inverkan på priset på dessa finansiella instrument eller på priset på relaterade finansiella derivatinstrument (d.v.s. insiderinformation). Bolaget kan besluta att skjuta upp offentliggörandet av insiderinformation förutsatt att omedelbart offentliggörande sannolikt skulle skada Bolagets legitima intressen och att vissa andra villkor uppfylls (se Bolagets insiderinstruktion).
I sin kommunikation med deltagarna på kapitalmarknaden följer Bolaget principen om jämlik och samtidig tillgång till information och Bolaget offentliggör sina finansiella rapporter och meddelanden i enlighet med tillämpliga regler och instruktioner.
Alla publicerade finansiella rapporter, prospekt, bolagsordning, uppgifter om den sittande styrelsen och ledningen samt annan information avsedd för distribution finns tillgänglig på Bolagets webbplats www.vikingline.com.
3 Praxis
3.1 Ansvarspersoner
Bolagets CEO är den utsedda person som har befogenhet att ge offentliga utlåtanden i Viking Lines namn. CEO kan vid behov delegera denna befogenhet till andra medlemmar av ledningen eller en annan utsedd person.
CEO ansvarar för Bolagets kommunikation och undertecknar alla meddelanden.
Materialet som ingår i Bolagets regelbundna informationsgivning (halvårs- och delårsrapporter, bokslutskommunikéer och bokslut) förbereds av Bolagets Group treasurer tillsammans med den finansiella rapporteringsgruppen (se insiderinstruktionen), undertecknas av CEO eller CFO och fastställs av styrelsen.
CEO och CFO ansvarar för investerarrelationerna avseende Bolagets finansiella resultat.
Group treasurer ansvarar för distributionen av meddelanden i överensstämmelse med CFO:s och CEO:s instruktioner, och han/hon rapporterar till CEO.
3.2 Kommunikationskanaler
Offentliggörande av information till marknaden ska ske på ett sätt som säkerställer snabb offentlig tillgång till informationen på en icke-diskriminerande grund. Detta uppnås genom att distribuera börsmeddelanden genom ett nyhetsdistributionsnätverk i enlighet med Helsingforsbörsens regler.
Samtidigt som information offentliggörs för marknaden levereras den också till Helsingforsbörsen i enlighet med Helsingforsbörsens förfarandekrav, och görs tillgänglig på Bolagets webbplats så snart som möjligt.
Angelägenheter som hör till Bolagets ordinarie affärsverksamhet och som inte anses ha en väsentlig inverkan på priset på Bolagets finansiella instrument, men som likväl är ämnade att offentliggöras, publiceras vanligen med pressmeddelande istället för officiellt börsmeddelande.
Uppdaterad information om Viking Line finns tillgänglig på Bolagets webbplats. Samtliga finansiella rapporter och börsmeddelanden ska publiceras utan onödigt dröjsmål på Bolagets webbplats, där även all övrig information för investerare publiceras. All offentliggjord information hålls tillgänglig på webbplatsen i minst fem (5) år efter publicering.
Bolagets officiella rapporteringsspråk är svenska. Bolaget framställer och publicerar dock även börsmeddelanden på finska och engelska.
3.3 Prognoser och framtidsutlåtanden
Utlåtanden gällande Bolagets framtid ska alltid presenteras i Styrelsens verksamhetsberättelse, bokslutskommunikén, samt halvårs- och delårsrapporterna under en särskild rubrik, och de bör formuleras på ett så entydigt och enhetligt sätt som möjligt.
Ifall Bolaget har befogade förväntningar om att dess utveckling kommer att avvika betydligt från tidigare utgivna framtidsutlåtanden eller från vad som skäligen kan härledas på basis av tidigare offentliggjord information, och en sådan avvikelse sannolikt har en väsentlig inverkan på priset på Bolagets finansiella instrument, ska Bolaget meddela om avvikelsen. Ett sådant meddelande ska även innehålla det tidigare utgivna framtidsutlåtandet.
3.4 Rykten, marknadsspekulation och informationsläckor
Som allmän policy kommenterar Bolaget inte rykten, spekulationer i media, aktiekursens utveckling, konkurrenters eller kunders agerande, eller analytikers prognoser, såvida Bolaget inte anser det vara nödvändigt att rätta klart felaktig, specifik information som sannolikt skulle ha en väsentlig inverkan på priset på dess finansiella instrument. Bolaget kommenterar inte heller icke-offentliggjorda affärstransaktioner, så länge som villkoren för uppskjutande av offentliggörandet uppfylls (se insiderinstruktionerna).
Om Bolaget får veta att information som sannolikt har en väsentlig inverkan på priset på dess finansiella instrument har läckt ut före offentliggörande, eller oavsiktligt har delgivits till en tredje part som inte är bunden av sekretessavtal, bör Bolaget publicera ett börsmeddelande om ärendet så snart som möjligt.
Informationsläckor förebyggs genom att upprätthålla insiderförteckningar, enligt behov genom sekretessåtgärder och genom att instruera och skola personalen angående insider-frågor. Bolaget har godkänt en insiderinstruktion som tillämpas på alla arbetstagare, styrelsen, CEO och den övriga ledningen.
3.5 Kontakter till media och analytiker
Meddelanden till pressen och analytiker angående finansiella rapporter
I samband med publiceringen av finansiella rapporter kan Bolaget bjuda in analytiker och media för en närmare presentation av Bolaget och Bolagets finansiella position. Ingen ny information eller information som kan påverka värdet på Bolagets finansiella instrument får framföras under dessa tillställningar. Presentationen kan också sändas via internet. Möjlighet att delta i presentationen via telefonkonferens kan också erbjudas. Materialet som används i samband med presentationen publiceras på Bolagets webbplats.
Andra möten med media
Bolaget träffar regelbundet representanter för affärsmedia och andra medier. Om det anses ändamålsenligt eller önskvärt kan presskonferenser arrangeras. Sådana presskonferenser är även öppna för analytiker och investerare. Presskonferenser bör dock arrangeras restriktivt. Kommunikationschefen ansvarar för arrangerandet av presskonferenser efter konsultation med CEO.
Bolaget träffar även representanter för media individuellt. Individuella möten med media kan ordnas enskilt av identifierade talespersoner, såvida ingen konfidentiell eller ny information eller information som kan påverka värdet på Bolagets finansiella instrument kommuniceras, och intervjun inte rör företagsstrategiska frågor. CEO bör i mån av möjlighet delta i intervjuer som berör företagsstrategiska frågor.
3.6 Kriskommunikation
En kris är en situation där Bolagets normala verksamhet äventyras, typiskt på grund av oförutsedda orsaker. Då händelsen eller utvecklingen som lett till en kris har skett är intern och extern kommunikation ofta avgörande för Bolaget.
Risker som anknyter till Bolagets verksamhet, och som kan utveckla sig till en kris utvärderas systematiskt i en årlig risköversikt som görs av Bolagets ledning. Bolagets riskhantering kräver tillräcklig beredskap i alla koncernens funktioner för att kunna hantera exceptionella situationer.
Bolaget har infört en kriskommunikationsplan för hantering av krissituationer, varmed CEO ansvarar för den externa kommunikationen med stöd av CFO, kommunikationschefen och den direktör som har information om de aktuella omständigheterna.
4 Stängd period
Viking Line arrangerar eller deltar inte i individuella möten med media, analytiker eller investerare under den tid som sträcker sig från slutet av ett kvartal till offentliggörandet av en finansiell rapport och åtminstone 30 dagar före offentliggörandet av den finansiella rapporten. Ett undantag till regeln är publicerande av börsmeddelanden angående affärshändelser i anknytning till vilka Viking Lines representanter måste kunna svara på frågor. I dylik kommunikation bör kommentarer gällande den kommande finansiella rapporten dock undvikas.
5 Insiderförteckning
Viking Line upprätthåller en permanent och en projektspecifik insiderförteckning i enlighet med tillämplig reglering. Mera detaljerade regler gällande dessa finns i Viking Lines insiderinstruktion.